Сотбит: SRM – система управления закупками и поставщиками

Что умеет решение

Сотбит: SRM — система управления закупками и поставщиками. Решение автоматизирует взаимодействие с контрагентами, позволяя централизованно вести реестр поставщиков, контролировать их квалификацию и оценивать эффективность сотрудничества. Инструменты модуля оптимизируют процедуры закупок, обеспечивают соблюдение сроков и стандартов качества, а также повышают прозрачность цепочек поставок. Система совместима с платформой 1С:Предприятие, что позволяет интегрировать данные о закупках в общую учетную систему предприятия.

Система управления закупками и поставщиками (SRM) от «Сотбит» работает на платформе «Битрикс24». Она автоматизирует сбор потребностей, ускоряет согласования и обеспечивает контроль на всех этапах работы с поставщиками и договорами. Инструмент формирует единую прозрачную среду для организации снабжения.

Сотбит: SRM — система управления закупками и поставщиками. Модуль предназначен для автоматизации процессов взаимодействия с поставщиками, обработки заявок и контроля поставок.

Модуль SRM от компании Сотбит предназначен для автоматизации процессов взаимодействия с контрагентами. Он позволяет централизованно управлять данными о поставщиках, контролировать этапы закупок и оптимизировать цепочки поставок.

Техническая поддержка доступна через личный кабинет разработчика.

Ручная обработка заявок и разрозненный сбор потребностей создают проблемы. Закупочные заявки часто формируются в Excel или передаются по почте, что приводит к отсутствию единого формата и централизованного хранилища данных. Из-за этого менеджеры тратят время на оформление и сверку документов, вместо того чтобы работать с ценами, поставщиками и условиями.

Отсутствие единого информационного пространства и прозрачности процессов приводит к тому, что история взаимодействий с подрядчиками, маршруты согласования и актуальный статус закупок не фиксируются централизованно. Участники процесса получают лишь фрагментарную информацию, что вынуждает принимать точечные решения без системного контроля за исполнением и соблюдением регламентов.

Разные подразделения подают заявки независимо друг от друга, что приводит к отсутствию согласованности. Отсутствие синхронизации процессов вызывает дублирование запросов, противоречия в потребностях и расхождения по срокам и условиям. В результате закупки затягиваются, а внутренняя коммуникация требует постоянного ручного контроля.

Частая проблема — недостаточный контроль над поставщиками и условиями закупок. Отсутствие единой истории контрактов и условий, а также централизованной оценки их исполнения. Отклонения по срокам и качеству часто не фиксируются. Решения о закупках принимаются без опоры на накопленные данные, что снижает управляемость процессов и повышает риски.

Отсутствие контроля над лимитами и складскими остатками приводит к тому, что заявки формируются без учета текущего бюджета и наличия товаров на складах. В результате фактические расходы превышают запланированные суммы, а процессы согласования требуют многократных доработок.

Отсутствие системы оценки и развития поставщиков вынуждает строить работу с контрагентами исключительно на текущем взаимодействии. Это лишает процесс истории, накопленных рейтингов и анализа ключевых показателей эффективности. В результате надежные партнеры не выделяются среди остальных, а потенциально рискованные не отслеживаются. Повторные нарушения или системные проблемы обнаруживаются лишь после срыва сделки.

Отсутствие возможности оперативно оценить эффективность закупок. Аналитические данные формируются вручную, часто уже после завершения отчетного периода. Отчеты разрознены и не дают полной картины. Руководству сложно принимать взвешенные решения, сравнивать показатели и управлять отклонениями.

Модуль работает в экосистеме Битрикс24, разворачиваясь непосредственно внутри портала. Он использует встроенные механизмы платформы: задачи, бизнес-процессы, роли, CRM, документы и отчетность. Сотрудники работают в единой системе без дублирования интерфейсов и переключения между программами.

Запуск системы занимает от двух недель. Готовое решение легко адаптируется под структуру предприятия. Первые результаты достигаются в течение месяца после начала работы.

Платформа полностью локализована и не использует зарубежные сервисы, что обеспечивает соответствие требованиям РФ в области импортозамещения и информационной безопасности. Решение подходит для организаций, работающих по строгим внутренним регламентам, участвующих в тендерах и исполняющих государственные контракты.

Модуль поддерживает On-Premise-развертывание. Система устанавливается на инфраструктуре заказчика, что гарантирует хранение всех данных внутри компании без передачи на внешние серверы или в облако.

Система поддерживает гибкую адаптацию к бизнес-процессам без изменения программного кода. Пользователи могут самостоятельно настраивать роли, маршруты согласования, статусы, категории и логику закупок. Это позволяет легко интегрировать решение в существующие корпоративные процедуры.

Система поддерживает кастомизацию и расширение функционала. Архитектура позволяет адаптировать решение под специфические задачи: создавать нестандартные отчеты, настраивать особые сценарии согласования и обеспечивать интеграцию с внутренними системами.

Программное обеспечение приобретается по модели разовой покупки без обязательной подписки. Лицензия оформляется единожды, что позволяет использовать полный функционал продукта без ежемесячных платежей. Эксплуатация системы не привязана к арендной модели и полностью зависит от решений заказчика.

В стоимость модуля включена бесплатная техническая поддержка. Специалисты помогают с настройкой системы, отвечают на вопросы и консультируют по сценариям использования на этапах до и после внедрения.

Функциональные возможности системы Сотбит: SRM

Рабочее пространство

Единый интерфейс сотрудника объединяет информацию о закупках, задачи, уведомления и процессы согласования. Система автоматически формирует персональный список дел и предоставляет доступ ко всем этапам процессов, в которых участвует пользователь.

Гибкая система прав доступа позволяет настраивать, кто может инициировать закупку, согласовывать договор, утверждать победителя или просматривать информацию. Права привязываются к организационной структуре компании или назначаются отдельным сотрудникам.

В системе предусмотрен встроенный визуальный конструктор маршрутов. С его помощью можно гибко настраивать любые последовательности согласований и действий. Конструктор поддерживает автоматические уведомления и создание задач в процессе обработки.

Модуль управления закупками и поставщиками от компании Сотбит. Функционал охватывает полный цикл взаимодействия с контрагентами: от поиска и оценки до заключения договоров и контроля поставок. Система позволяет централизованно вести реестр поставщиков, автоматизировать процессы формирования заказов и отслеживать статусы отгрузок. Инструменты аналитики помогают оптимизировать расходы и оценивать эффективность работы с поставщиками.

Оформление закупки требует указания позиций, условий и сроков. При создании система автоматически проверяет корректность периода проведения закупки, наличие хотя бы одного товара или услуги, а также заполнение всех обязательных полей. Эти проверки исключают возможность создания пустых или некорректно заполненных заявок.

Определение участников согласования и настройка логики маршрута в соответствии с внутренними регламентами предприятия.

Система автоматически рассылает приглашения участникам тендера с предложением сформировать коммерческое предложение. Поставщикам не требуется регистрация на портале в качестве пользователей — достаточно перейти по уникальной ссылке и дать ответ.

Контрагенты заполняют электронную форму, указывая цены, параметры НДС по товарным позициям, условия и сроки поставки, а также любые другие настраиваемые поля. Система автоматически собирает полученные предложения и связывает их с соответствующей закупкой.

Система автоматически формирует таблицу всех полученных предложений с возможностью их сравнения по ключевым параметрам. Это удобно для анализа и обсуждения.

Закупщик может инициировать повторный этап торгов, направив участникам предложение об улучшении условий. Для этого этапа допускается формирование списка компаний, допущенных к участию в переторжке.

В карточках закупок, поставщиков, договоров и заказов доступна встроенная переписка. Связь осуществляется через настраиваемые каналы: телефон, мессенджеры или электронная почта.

Единый реестр товаров, работ и услуг предприятия. В нём хранятся описания, характеристики, категории, изображения, единицы измерения и другие атрибуты. Система поддерживает наполнение из 1С и импорт данных из файлов Excel.

Модуль управления договорами в системе Сотбит: SRM обеспечивает централизованный контроль полного цикла работы с контрактами. Функционал включает создание, согласование, подписание и контроль исполнения обязательств. Система хранит актуальные версии документов, поддерживает настройку маршрутов согласования и отправляет автоматические уведомления о приближении сроков действия договоров. Данные интегрируются с модулями закупок и управления поставщиками для обеспечения прозрачности процессов.

Система хранит ключевые сведения о сторонах, суммах, условиях, товарных позициях с согласованными ценами и связанных закупках.

Система поддерживает типовые формы с автозаполнением. Пользователи могут создавать настраиваемые шаблоны договоров для ускорения их оформления.

Каждый договор проходит проверку данных ответственным лицом. Далее следует внутреннее утверждение и согласование с исполнителем.

Документооборот с поставщиками осуществляется через платформу Saby. Бухгалтерия продолжает работать в привычной системе без необходимости переключения.

Модуль управления поставщиками и закупками позволяет централизованно вести реестр контрагентов, контролировать их квалификацию и историю взаимодействий. Система автоматизирует процессы согласования заявок, отслеживает сроки поставок и оценивает эффективность работы партнеров. Инструменты модуля помогают оптимизировать расходы, снижать риски и поддерживать актуальность данных о поставщиках в едином информационном пространстве.

Работа с поставщиками ведётся в Битрикс24, где каждый поставщик представлен как компания. Записи создаются вручную или подбираются по реквизитам. Поиск и отбор выполняются с помощью стандартных фильтров и сортировки CRM.

Модуль содержит ключевую информацию о каждом контрагенте: реквизиты, категории, заключенные договоры, данные о поставках и историю заказов.

Компании можно разделять по сегментам, категориям или типам для удобства работы и проведения аналитики.

Модуль обеспечивает сбор, обработку и визууализацию данных о закупках и взаимодействии с поставщиками. Система формирует отчеты по ключевым показателям эффективности, анализирует расходы и выявляет тенденции в цепочках поставок. Доступны настраиваемые дашборды для мониторинга текущих процессов и исторических данных. Функционал позволяет сравнивать условия контрактов, оценивать надежность партнеров и контролировать соблюдение сроков. Отчетность генерируется в форматах, совместимых со стандартными офисными приложениями, и может быть экспортирована для дальнейшего анализа.

Визуальный инструмент для создания отчетов, графиков и дашбордов на основе данных системы. Отчеты формируются по закупкам, эффективности поставщиков и другим метрикам. Доступны функции фильтрации, группировки, экспорта и сохранения шаблонов.

Модуль Сотбит: SRM обеспечивает интеграцию с различными конфигурациями 1С. Расширенный обмен данными реализуется благодаря собственным разработкам и штатной команде специалистов по 1С. Настройка взаимодействия выполняется индивидуально с учётом специфики базы данных, её структуры и бизнес-процессов предприятия.

Система управления закупками и поставщиками «Сотбит: SRM» включает бесплатную техническую поддержку. Эта услуга предоставляется как до приобретения решения, так и после него.

Сотбит: SRM – система управления закупками и поставщиками

Для настройки и эксплуатации системы доступна подробная документация. В ней описаны модули, сценарии, роли и бизнес-процессы.

Онлайн-презентация

Мы организуем персональную демонстрацию системы, подробно рассмотрим её ключевые функции, ответим на ваши вопросы и обсудим возможности адаптации решения под задачи вашего бизнеса.

Сотбит: SRM — система управления закупками и поставщиками. Модуль предназначен для автоматизации процессов взаимодействия с поставщиками, обработки заявок и контроля поставок.

Модуль SRM от компании Сотбит предназначен для автоматизации процессов взаимодействия с контрагентами. Он позволяет централизованно управлять данными о поставщиках, контролировать этапы закупок и оптимизировать цепочки поставок.

Техническая поддержка доступна через личный кабинет разработчика.

General iT может подключить «Сотбит: SRM – система управления закупками и поставщиками», настроить его и проверить корректность интеграции с текущим сайтом.