Автозадача из письма Pro

Что умеет решение

Модуль «Автозадача из письма Pro» позволяет создавать задачи для сотрудников, отправляя электронное письмо, без необходимости входа в систему портала. Каждая задача автоматически привязывается к конкретной группе. Распределение задач по группам осуществляется на основе правил, настроенных в модуле. Каждое правило связывает набор ключевых слов с целевой группой: если текст письма содержит эти слова, задача относится к указанной группе. Ограничений на количество правил нет.

Автоматически автором задачи становится владелец группы, а исполнителем — модератор, чье имя идет первым в алфавитном порядке. Если группа по заданным правилам не найдена, задача создается с автором и исполнителем, указанными как «резервный пользователь» в настройках модуля.

Для создания задачи необходимо выполнить следующие действия:

1. Составьте письмо в корпоративном почтовом ящике.

2. В поле «Кому» укажите адрес сотрудника, которому назначается задача.

3. В поле «Копия» укажите служебный почтовый ящик (адрес на сервере, не принадлежащий сотрудникам), который настроен для обработки таких писем. Адреса пользователей портала, добавленные в копию, будут назначены соисполнителями.

4. Тема письма станет названием задачи.

5. Текст письма станет содержанием задачи.

При необходимости прикрепите к письму файлы — они будут автоматически добавлены к создаваемой задаче на портале. Если в тексте письма есть фрагменты, которые не должны попадать в описание задачи (например, автоподпись или контактные данные), в настройках модуля укажите маркер окончания задачи. Это может быть фраза без специальных символов, например «end of task». Весь текст, следующий за этим маркером, будет проигнорирован при создании задачи.

После отправки письма модуль генерирует задачу на портале и прикрепляет все вложения. Если на письмо придет ответ, он будет сохранен как комментарий к задаче.

Важно: задача создается только если адрес отправителя или получателя соответствует профилю сотрудника в системе. Если у вас нет прав назначать задачи выбранному сотруднику через портал, задача из письма не будет создана.

Модуль «Автозадача из письма Pro» позволяет создавать задачи из электронных писем в несколько кликов, что существенно экономит время. Использование привычного инструмента — электронной почты — упрощает адаптацию сотрудников к работе с корпоративным порталом.

General iT поможет установить модуль, настроить его и проверить работу на твоём сайте.