Управление пространством: карта (схема) офиса, бронирование, рассадка

Что умеет решение

Модуль «Управление офисом: карта, бронирование, рассадка» для Битрикс24 обеспечивает централизованное управление пространством и оптимизацию загрузки помещений. В едином интерфейсе реализованы функции бронирования, планирования рассадки, навигации и контроля занятости. Сотрудники могут самостоятельно бронировать места, а администраторы — контролировать использование площадей и оптимизировать их распределение.

В стоимость решения входит основной модуль с полным доступом к административной панели, а также годовая техническая поддержка с регулярными обновлениями системы. В комплект поставки включены услуги специалистов по внедрению: консультации, первичная настройка системы, разработка SVG-схем до трех этажей и разметка на них до трехсот интерактивных элементов, включая рабочие места, переговорные, парковки и точки интереса.

Также предоставляется обучение персонала в объеме до восьми часов индивидуальных консультаций по вопросам администрирования и индивидуальное руководство по администрированию, адаптированное под особенности вашего портала. По отдельному техническому заданию доступна кастомизация решения под специфические требования бизнеса.

Модуль управления офисным пространством обеспечивает централизованный контроль над планировкой, бронированием переговорок и рассадкой сотрудников. Система решает проблему неэффективного использования площадей, устраняя ручной поиск свободных мест и конфликты в расписаниях. Администраторы получают инструмент для автоматизации закреплений, исключая дублирование данных и ошибки, характерные для работы в чатах и электронной почте. Решение позволяет сформировать полную картину загрузки офиса, что помогает оптимизировать количество арендуемых рабочих мест и повысить продуктивность персонала. Поддержка гибридного формата работы позволяет закреплять несколько сотрудников за одним рабочим местом, снижая потребность в площади при неполной загрузке офиса. Пользователи видят в реальном времени статус переговорок и рабочих мест, что исключает простои и вопросы о доступности ресурсов.

Модуль позволяет принимать управленческие решения на основе фактических данных об использовании пространства: сокращать арендуемые площади, перераспределять зоны и планировать релокацию.

Система снижает нагрузку на HR и администраторов, позволяя бронировать места и пересаживать сотрудников в несколько кликов без использования ручных таблиц и согласований по электронной почте.

Механизм исключает ошибки бронирования: невозможно забронировать уже занятое место или закрепить двух сотрудников на одной точке.

Сотрудники быстро ориентируются в офисе благодаря нумерации и карте, не отвлекая коллег.

Гибкость под любую схему офиса на базе SVG

Модуль не требует перерисовки офиса или сложной адаптации под конкретный план. Поддерживаются любые схемы в формате SVG, включая готовые изометрические карты, поэтажные планы и стилизованные схемы.

Процесс настройки: в векторном редакторе на растровую подложку накладываются векторные объекты (зоны переговоров, рабочие места, точки интереса). Векторные зоны становятся интерактивными: по ним можно кликать, назначать цвета и менять статусы.

Масштабируемость и чёткость. SVG-карта сохраняет детализацию при любом увеличении, что позволяет сотрудникам и администраторам удобно работать с планом офиса даже на мобильных устройствах.

Персонализация под бренд. Система поддерживает загрузку пользовательских иконок для точек интереса и настройку фирменных цветов для различных типов помещений, обеспечивая визуальное соответствие корпоративному стилю.

Единый календарь бронирований (вкладка «План-график»). В одном интерфейсе объединены все типы объектов: рабочие места (бронирование по дням), переговорные комнаты (по минутам) и отдельные офисы. При наведении курсора на слот отображается всплывающая подсказка с информацией о типе объекта, владельце и сроках занятости без необходимости открывать отдельные карточки. Это позволяет мгновенно оценить загрузку и выбрать свободное время.

Бронирование непосредственно на карте. Пользователь выбирает этаж в боковом меню, кликает на нужную зону на схеме и устанавливает период бронирования с помощью интерактивного таймлайна во всплывающем окне. Визуальное растягивание интервала на таймлайне упрощает процесс и исключает ошибки при вводе дат.

Поиск коллег и связь. В карточке сотрудника в Битрикс24 добавлен блок «Привязки», содержащий контактные данные и информацию о закреплённом рабочем месте.

Модуль управления офисным пространством позволяет мгновенно отображать расположение рабочего места на карте, исключая необходимость поиска информации в чатах или обращения к администратору.

Администраторы получают полный контроль над закреплениями и гибридными зонами. Активация режима администрирования через кнопку «Закрепить места» открывает контекстное меню для привязки или открепления локаций. Система поддерживает гибридные места, где за одной точкой могут быть закреплены несколько сотрудников. Встроенные механизмы валидации предотвращают конфликты: нельзя одновременно закрепить за одним сотрудником несколько мест, а при попытке повторного закрепления уже занятой локации система выдаст предупреждение.

Функция рассадки через оргштатную структуру открывает древовидное дерево подразделений с сохранением иерархии. Это позволяет быстро находить сотрудников по отделам и должностям для закрепления за рабочими местами. Поиск фильтрует пользователей по статусам: закрепление неактивных или уволенных сотрудников невозможно.

Настройка отображения позволяет назначать уникальные цвета для каждого типа объектов, что упрощает визуальную навигацию. Поддерживаются точки интереса любой иерархии и типа — от этажей до отдельных шкафов. Пользователи могут загружать собственные иконки для кастомизации карты.

Режим нумерации обеспечивает однозначную идентификацию рабочих мест. На карте отображаются номера всех мест, что создаёт точную привязку между номером и позицией на плане. Это упрощает коммуникацию: вместо описания локации словами, например «стол у окна в левом крыле», используется конкретный идентификатор, такой как «место А‑12». Такой подход снижает количество обращений в службу поддержки и HR с вопросами о расположении рабочего места. Для активации режима достаточно включить опцию «Нумерация», после чего все номера становятся видимыми на карте. Номера на схеме полностью соответствуют реальным идентификаторам мест, исключая расхождения между планом и фактическим расположением.

Сценарий 1: Сотрудник прибывает в офис и желает забронировать переговорную комнату. Он выбирает опцию бронирования переговорной, указывает этаж на карте и кликает на нужное помещение. Во всплывающем окне на временной шкале пользователь растягивает интервал для бронирования. После подтверждения слот мгновенно помечается как занятый для остальных пользователей.

Сценарий 2: Компания переходит на гибридный формат работы и стремится сократить количество закреплённых мест. Администратор активирует режим «Закрепить места» и получает актуальную картину текущих закреплений.

Функция «Рассадить» находит сотрудников в организационной структуре и назначает несколько человек на одно рабочее место. Такие места автоматически получают специальный значок.

На одном месте закрепляют 2–3 сотрудников с разными графиками работы, что повышает эффективность использования офиса.

Сценарий поиска: новый сотрудник или гость открывает карточку коллеги в Битрикс24. В блоке «Привязки» отображается закреплённое место. Пользователь может перейти к нему на карте и быстро найти нужный стол по номеру и схеме.

Если нужен «Управление пространством: карта (схема) офиса, бронирование, рассадка», General iT может помочь с установкой, настройкой и технической проверкой модуля после подключения.